IT思维

Mikael Cho是Crew（设计网站）和Unsplash（摄影网站）的创始人，他在问答网站Quora （美国知乎）上介绍了初创公司CEO提高工作效率的三条秘诀。以下是原文内容：

我是两家初创企业的首席执行官。其中一家是偶然创办的，幸运地成为了增长最快的摄影网站之一；另一家的年营收在数百万美元级别，年增长率为300%。 一边要在这些快速成长的公司里工作，一边又要享受我生活中的其他层面，我别无选择，只能尽可能地提高工作效率。

成为一名高效率CEO，和在其他事情中保持高效并没有什么不同，都可以归结为如何管理你每天面临着的各种小选择。 你是看一会儿Netflix（美国视频网站），还是去睡觉？是去参加社交活动，还是撰写销售邮件？是要去和某人喝咖啡见个面，还是要准备你的投资者报告？你所做的一切事情都有机会成本。

要成为一个高效率的CEO，关键不在于花时间，而是在把时间花在正确的地方上。

你的效率水平，是你推动公司走向成功的最佳方式之一。初创公司是由增长来定义的。而增长是由一个随着时间变化的指标（通常是营收/用户）来衡量的。如果你可以操纵时间（即把事情做得更好更快），公司成功的机会就会更大。做好时间管理，你就可能开展更多的产品实验，获得更多的收入。你也许还能省出几天时间来思考营销策略，提高公司的知名度。

作为CEO，你必须参与从销售、营销、产品到招聘和筹资的一切活动。事情太多了，让你分身乏术。在一天长的时间里，你能够做出正确决定的数量是有限的。

这就是为什么马克·扎克伯格每天都穿同样的衣服的原因。

“我真的想简化我的生活，除了如何最好地服务于这个社区，在其他事情上，我只能尽可能少地做决定，”扎克伯格说。相对于决定Facebook将如何影响其数十亿用户，决定穿什么衣服简直是在浪费时间。 像扎克伯格这样出色的CEO会把注意力聚焦在影响力最大的事情上，把其他事情放在一边。 保持良好的身体和心理健康也是其中一个部分。如果你老是这里痛那里痛，你就不能集中精力。比如你背部的伤痛可能就会降低你的工作效率，因为你会去想背痛的事儿，而不是一心铺在工作上。 我当CEO已经有四年时间，这期间我尝试过很多不同的方式来提高工作效率。以下这个列表是我的经验之谈，希望其中一些做法对你有帮助。

消除噪音 关掉手机/电脑的通知功能。

虽然好像很多事情都很紧急，但实际上并非如此。大部分事情都可以等上几个小时再处理。对于你的注意力来说，通知就是一剂毒药。关掉通知功能，你的注意力会更加集中。我们不能同时处理多项任务。你可能会觉得自己能行，但实际上，你的大脑在不同任务之间切换的时候，每次都要关闭和重启。这样做事效率很低。

把所有东西都写下来。

我努力让大脑尽量保持空白。我努力不要去记任何东西。当你的脑海中有各种想法、主意和任务在纷飞的时候，你很难全神贯注在一件事情上。每当我有一个想法时，我就把它记录在手机的便签应用上，然后把它忘到一边。

你需要反复做的任何事情，都采取自动化方式进行。

如果你认为你需要反复做一些东西，你就把它写下来。我们使用项目管理应用Trello来记下所有东西。我们创建了自动处理它们的过程，比如设定密码来预订机票，以便去外地宣传产品的新功能。不要把脑力浪费在重复的事情上。你先把它写下来，然后就永永远远忘掉它。

减少工具的数量。

要弄明白如何使用一种新工具，或者切换工具，这是需要花费时间的。你用不了10个工具那么多。只要挑选一个可以做很多事情的好工具就可以了。我们公司挑选了一些很灵活的工具，我们希望可以长期使用它们。如果你挑选工具的时候只看它是不是“热门”，但是后来必须换成其他工具，那会花费你不少时间。我日常90%的工作都用以下4种工具来完成的： Chrome浏览器、TextEdit（Mac OS下的文本编辑器）、 Trello（清单管理系统）和谷歌文档。

全神贯注 给任务归类。

作为CEO，你需要做很多不同的事情。为了减少不断切换任务导致的低效率，我留出整块的时间来做相似的事情。我在日历中创建了例行任务活动，专门花上1到3个小时时间来做这些任务。例如，我一天会检查团队消息应用Slack两次。在其余时间里，我就完全不看Slack。我还把所有的会议都安排在下午。把任务类聚在一起，有助于保持大脑的全神贯注，让你做到事半功倍。

集中注意力。

你在每个小时工作的效率是不一样的。你延长了工作时间，并不意味着你就做得更多或更好。当我们试图同时做多个任务时，我们自己可能会以为做了更多工作，但研究表明，我们实际上反而做得更少，犯的错误也更多。心无杂念地集中在一项任务上，比在注意力不集中的情况下做三个多小时的工作更有价值。当你做一件事情时候，就关闭浏览器的选项卡，把手机切换到飞行模式。把其他东西都放到一边，全神贯注在一件事上。有时候我甚至在手机上工作，因为在手机上，我一次只能看到一屏的内容。

排除干扰。

我第一次像上面说的那样工作时，感觉很不容易。我戴上了耳机，如果有人来跟我说话，我直接无视他们。我觉得自己这样做很粗鲁，这个念头在脑子里驱之不散，结果我反而不能专注在工作上。我意识到了自己的失策——我没有告诉大家，我打算培养新的工作习惯。所以你需要抽出时间来和大家沟通这件事，这比你无视他们，或者对他们不耐烦要强得多。如果你有孩子，干扰就很难排除，你可以试试多在他们睡觉的时候工作，比如清晨或深夜。有次我在开始一个“工作段”之前，给妻子发送的消息：“我得写篇帖子，接下来2小时都是飞行模式啰。” “祝你好运。”

用简单的任务帮你进入状态。

有些时候，你早上醒来，实在不想上班。任务列表上的第一个任务看起来如果很艰难，你就会感到心很累。克服这个问题的好方法之一，就是把每天的前几项任务安排得比较简单，你很快就能顺利完成它们，精神也为之一振。比如我打开电脑，把头一天留下的截图从桌面上删除，这可以帮我把大脑切换到工作模式。

把重要事情安排在上午。

从生物钟的角度来说，上午是大多数人最警醒的时候。即使你每天早晨醒得比较晚，把最重要的任务安排在上午也会让你感觉比较好。什么才是最重要的任务？你要在头一天晚上思考一下：如果你第二天只能做一件事，那么做哪件事才会给你带来最大的成就感？你就把那件事安排在第二天上午。

限制工作时长。

我的一个“工作段”持续1到1.5小时，中间有不定时的休息。佛罗里达州立大学的研究人员曾对高效率人士进行过研究，发现效率最高的人以90分钟为单位开展工作，一天之内工作很少超过四个半小时。在一个“工作段”接近尾声的时候，我能感觉自己的精力和注意力都在下滑。限制工作的时长，可以帮助你保持注意力集中。我曾经留出全天时间来开展工作。但问题是，既然我有一整天的时间，感觉就会比较放松，而这往往会导致拖延。现在我利用一个定时器，把一个“时间段”设为1到1.5小时。如果你觉得时间还很充裕，你会想办法来把时间填满，而这时你往往会选择做一些比较简单，重要性比较低的事情。如果时间框架缩短了，你就必须集中注意力了。

保持身体健康

你没有必要每天都锻炼身体，但是要动起来。

虽然我们的身体喜欢运动，你并不需要很大的锻炼量就能达到足够的健康水平。《国家地理》研究员丹·巴特纳（Dan Buettner）对一些长寿地区人们的日常生活进行调查，结果发现有了一个共同特征：低强度活动会带来好处，无论这些活动是走路、站起来、坐下，还是做园艺。任何一个姿势保持太长时间，都会不利于我们的血液循环。运动则会马上改善这种情况。无论是步行到办公室，还是把你的午餐拿到微波炉加热，还是做一下伸展运动，可以促进血液循环的任何动作都有用。这是让你“换换脑筋”机会。

与那些能让你快乐的人来往。

他们会让我们感觉良好，而如果我们感觉良好，那么我们的工作效率就更高。不管我有多少事情，我都把家人放在第一位。这让我感到开心。当我回去工作的时候，我感觉头脑更加清晰。

准备方便食用又有营养的食物。

吃得好可以让你更加高效地工作。问题是，每天做饭吃饭可能需要2到3个小时。这个时间可不短。关键是要弄清楚，如何不需要花太多时间就能吃好。我做饭大多只需15分钟。我通常早上吃2个鸡蛋，中午吃鳄梨和沙拉，晚餐吃点高蛋白，比如鱼。我从生鲜店订的食物都是相同的，所以我不用花时间去想要做什么饭菜。我有一些开袋即食的零食，比如干烤毛豆、脱脂希腊酸奶、胡萝卜、鱼和金枪鱼罐头。如果你喜欢在做饭上花时间，那就去做吧。我有时也是这样。因为如果做饭让你感觉良好，你就会释放某种荷尔蒙，让你得到很好的休息，为之后的工作补充了精力。但是，如果你没有做饭的时间，那就可以准备一些方便食用又有营养的食物。

用音乐来提神。

Spotify对某些类型的音乐的好处进行了研究。研究人员发现，节奏为每分钟50-80拍的音乐可以帮你提神，让你的头脑变得冷静警醒。如果我要做那种重复性的任务，比如回复电邮，我就会听我喜欢的歌。但如果我需要做比较复杂的任务，需要集中注意力，我就听那些没有歌词的歌，让我保持入神状态。音乐可以对你的情绪产生显著影响，因此也会影响到你的工作效率。 看了这个列表，你可能觉得如果照做的话，你就会变得像是无趣的机器人一样。但这就是高效率的诀窍。 如果你看看那些效率最高的人士（运动员、作家、首席执行官）的日常活动，你会觉得有些无趣，但这就是提高效率的终极秘诀。

去除不必要的东西。 对决策过程进行自动化。 保持身体健康。

这看起来可能很无趣，但无趣也是一种方法，可以帮助你腾出空间，高效率地开展工作。